La première étape est de créer un compte, qui vous permettra d’accéder ensuite à tous les services de Google. Une fois votre compte créé, vous pouvez accéder à l’interface de votre agenda. 

Tutoriel Google agenda 1

La navigation au sein de l’agenda est très intuitive ; si vous rencontrez malgré tout quelques difficultés, cette vidéo du site Vodeclic vous guidera pas à pas dans la navigation.


Google Agenda - Naviguer dans son agenda
 

Créer un nouvel événement

Pour ajouter un nouvel événement à votre agenda, il suffit de cliquer sur la plage horaire souhaitée ; un encart apparaît alors où saisir le nom de l’événement. Le lien « modifier les détails de l’événement » permet ensuite d’accéder aux options de l’événement : il est alors possible de le décrire en détail et d’inviter d’autres personnes à y participer. Si les invités ont aussi un agenda Google, cet événement sera ajouté à leur propre planning.

 Tutoriel Google agenda 2

Créer plusieurs agendas

Google agenda permet de gérer simultanément plusieurs agendas : on peut ainsi gérer un agenda professionnel, un agenda personnel et celui de son association par exemple.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Créer » sous « Mes agendas », et configurez votre nouvel agenda.

Tutoriel Google agenda 3

Vous le retrouverez ensuite au dessous de votre premier agenda.

Tutoriel Google agenda 4

Partager des agendas

Il peut être pratique de laisser vos collègues consulter votre agenda professionnel, d’avoir accès au leur, ou d’en éditer un à plusieurs (l’agenda de votre association par exemple). En cliquant sur la petite flèche à droite de l’agenda que vous souhaitez partager, vous accéder aux paramètres de ce dernier. Cliquer (en haut) sur « Partager cet agenda », puis saisissez les courriels des personnes avec qui vous souhaitez partager votre agenda. Ces dernières doivent également avoir un compte Google pour utiliser cet agenda, ou en créer un…

Choisissez ensuite le mode de partage qui vous convient :

  • apporter des modifications ET gérer le partage : les personnes invitées ont les mêmes droits que vous sur le calendrier (Il fait alors partie de leurs agendas). Elles peuvent ajouter ou supprimer des événements et partager à leur tour l’agenda avec d’autres personnes,
  • apporter des modifications aux événements : les personnes invitées peuvent ajouter ou supprimer des événements, mais pas inviter d’autres personnes,
  • afficher le détail des événements : les personnes peuvent consulter vos événements, mais ne peuvent modifier votre agenda,
  • afficher uniquement la disponibilité : les personnes invitées voient vos créneaux libres, mais pas le contenu de vos événements.
Tutoriel Google agenda 5

Ajouter les agendas d’autres personnes

Si vos collègues partagent à leur tour leur agenda avec vous, vous les retrouverez sous la rubrique « autres agendas ». Vous pouvez également y rechercher des agendas publics (météo, vacances scolaires, etc.).

Tutoriel Google agenda 6

Publier un agenda sur un site Internet

Une fois créé l’agenda de votre organisation associative ou professionnelle, peut-être souhaiterez-vous l’afficher sur votre site. Pour cela, il suffit de copier le code donné dans les paramètres de l’agenda choisi (Pour y accéder cliquez sur la flèche à droite de celui-ci), et de le coller sur la page du site où vous souhaitez qu’il apparaisse. Le lien « Personnalisez la couleur, la taille et d’autres options » vous permet de personnaliser les informations affichées et l’apparence de l’agenda.

Tutoriel Google agenda 7


Enfin, si vous souhaitez tirer profit des fonctionnalités avancées de Google agenda, Benoit Descary a publié un billet présentant 8 astuces pour mieux utiliser Google agenda…Maintenant, vous n’aurez plus d’excuse si vous ratez un rendez-vous !