L'utilisation d'un outil de stockage de ses documents en ligne répond à plusieurs besoins :
- Conserver une copie de sauvegarde de ses documents importants.
Effectuer régulièrement ce type de sauvegarde vous met ainsi à l'abri d'un accident (vol, crash du disque dur...) qui pourrait vous faire perdre votre travail. - Retrouver facilement ses documents depuis n’importe quel poste.
Internet joue alors le rôle d’une clé USB en ligne ; c’est une autre façon de transporter ses documents grâce à Internet. - Partager ses documents.
Une fois stocké sur Internet, vous pouvez partager vos documents avec vos amis, vos collègues, ou les différents partenaires d’un projet. - Diffuser ses documents.
Certains services spécialisés peuvent également donner à vos documents une plus grande visibilité. C’est une bonne façon de promouvoir et faire connaître votre travail.
Un grand nombre d’outils en ligne existent, à vous de choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins et vos objectifs.
Sauvegarde et synchronisation
Syncplicity vous permet de sauvegarder vos dossiers sur Internet, et de synchroniser ces derniers sur plusieurs ordinateurs (votre ordinateur personnel et votre ordinateur professionnel par exemple). Une fois le logiciel installé et configuré, la sauvegarde s’effectue automatiquement dès lors que vous êtes connecté à Internet. Une fois en ligne, vos documents peuvent également être partagés avec des amis ou des collègues.
La version gratuite offre 2 gigas d’espace et la possibilité de synchroniser 2 ordinateurs.
Pas de synchronisation avec Adrive, mais la possibilité de sauvegarder gratuitement 5O gigas de documents est de télécharger facilement des dossiers entier. L’interface est sommaire, mais le site offre également la possibilité de partager ses documents.
Stockage et partage
Avec Esnips vous pouvez sauvegarder jusqu’à 5 gigas de documents et les partager (si vous le souhaitez) avec un groupe ou le monde entier. L’interface est conviviale, et le site propose un petit logiciel permettant de télécharger rapidement plusieurs dossiers depuis le bureau de son ordinateur. Les documents peuvent également être envoyés directement par courriel sur le site.
Si l’offre gratuite Box.net propose un espace de stockage plus limité (1 giga, 10 mégas maximum par fichier), l’existence d’un widget pour Netvibes permet de gérer son compte Box.net directement depuis sa page d’accueil personnelle. On retrouve bien sûr les fonctions de partage de documents, mais il n’est pas possible d’obtenir un lien direct vers ce dernier dans la version gratuite.
Stockage gratuit et illimité,voila ce que propose MediaFire. Les conditions d’utilisations ne garantissent cependant aucune protection des données, il est donc plus prudent d’utiliser ce site comme un outil de partage davantage que comme un outil de sauvegarde.
Publication et diffusion
Il existe différents outils spécialisés dans la diffusion d’un seul type de documents. Ces outils permettent de mieux faire connaître et référencer ses contenus, mais entraînent un éparpillement des documents sur plusieurs sites…
- Si vous voulez diffuser vos vidéos, Dailymotion est l’outil le plus connu et utilisé en France. Mais il existe aussi Youtube, Viméo (pour la qualité de l’image), etc.
- Si vous souhaitez publier vos écrits (thèses, essais, fiches pédagogiques, etc.), Scribd est le Youtube du document. Vous pourrez y faire connaître vos publications, et les intégrer à une page Web grâce à la technologie ipaper. Un site du même type existe également en français, il s'agit de Calaméo.
- Si vous désirez faire connaître vos productions sonores, Podemus ainsi qu’Arte vous permettent de créer votre audioblog. Deezer, le jukebox en ligne, vous permet également de stocker et diffuser vos propres mp3
- Si vous êtes un photographe ou un dessinateur, Flickr est le site idéal pour partager vos photos et vos illustrations. La version gratuite vous donne le droit d’envoyer 100 mégas de photos par mois, et de créer 3 albums. Et pour 15 euros par an, il n’y a plus aucune limite…
- Enfin, si vous êtes un expert en diaporamas, Slideshare vous permet de faire connaître vos créations en la matière.